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学校办公室

院长信箱
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主任邮箱
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学校办公室

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院长办公室是学院执行系统管理、综合协调和对外联系的综合性职能部门。

其主要工作职责:
一、院内行政工作
    (一)内务及文秘工作
        1. 协助院领导贯彻党和政府的方针、政策及上级部门的指示。
        2. 负责统筹、协调全校性规章制度的建设工作,草拟工作报告、计划、总结等。编写学院年鉴大事记。
        3. 负责学院文件和来电的收发、阅批以及会签审核各职能部门拟以学院名义对内对外行文的文稿等公文的管理工作。
        4. 负责组织、协调高校基层统计报表的相关报编工作。
        5. 协助院领导外出用车、接送等日常工作。
    (二)协调与督办工作
        1. 根据院领导的安排,负责组织协调学院内各有关部门共同承担的综合性工作。做好上情下达、下情上报工作。
        2. 根据学院各部门工作职责,协助、配合学院领导做好各部门工作的督办及协调各部门间的工作关系。
        3. 协助院领导对学院各部门的工作情况进行考评,对其工作进度、工作质量等提出建议和意见。
        4. 落实学院的各项规章制度,公平、公正做好学院规章制度的执行与督办工作。
    (三)机要文件处理
        1. 对上级有关部门下发的各类文件,做好及时收发、登记、传阅、催办、归档等工作。
        2. 起草、印制、下发学院公文,并审核其它职能部门发布的稿件。                                                                 
        3. 对学院会议研究的重要事项整理形成会议纪要,及时、准确的传达相关会议精神并做好会议文件的归档管理。
    (四)档案管理
        1. 负责学院文书档案、人事档案的归档、分类、保存、销毁等管理工作。
        2. 对上级领导机关下发的各类文件、学院内部印发的各类文件和学院教职工人事档案等及时登记,做好文件基本情况清单的更新工作。
        3. 对学院各类文件做好保密工作,制定并执行学院文件查阅、借出、销毁等管理制度。
    (五)会务与对外接待工作
        1. 负责学院信访接待工作。处理学院各部门和职工的请示、报告等事项。
        2. 负责全校性各类会议的组织、协调工作,做好会议通知、会议资料准备、会场布置等相关工作。
        3. 负责以学院和院领导名义安排的上级领导机关及相关单位的参观访问、考察调研、检查评比等的接待工作。
        4. 根据院领导的安排,负责学院与国外和港、澳、台之间的对外交流、合作的有关工作。
    (六)印章管理
        1. 负责学院公章及各部门印章的使用与保管工作。
        2. 负责制定、执行学院印章使用的管理办法。
        3. 负责学院公章及各部门印章的报批、刻制、备案等工作。
        4. 处理学院印章挂失、补刻、违规刻章、刻章使用争议等工作。
        5. 负责学院开出的各类介绍信、证明信等。
二、宣传工作
    (一)负责学院网站维护工作。及时更新学院动态信息,保证学院网站正常访问。
    (二)负责学院对内对外的宣传、新闻报道工作,充分发挥其正确导向、传递信息的功能作用。及时报道学院重点工作、学校与师生荣誉、教育教学改革、师资队伍建设、重大会议、校园特色活动、学生工作、教(科)研活动及成果、招生就业、学校管理与发展举措等。
    (三)搞好学院宣传栏工作。搞好图片展览、信息更换工作。指导共青团、学生会的宣传工作。
    (四)负责学院平面媒体、电视、报纸等各种刊物的广告策划及联系工作。
三、董事会相关工作
    协助学院领导执行董事会各项决议,完成董事会和董事长委托办理的各项工作。
四、 完成学院领导、党组织交办的其它工作

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